Что такое знание делопроизводства и организация документооборота

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Что такое знание делопроизводства и организация документооборота

Правильная организация документооборота влияет на результаты работы предпринимателя или юрлица. Ответственность за делопроизводство возлагается на одного сотрудника либо на подразделение. От качества работы ответственных лиц зависят финансовые результаты компании, ее умение адаптироваться под изменения во внешней среде. Поэтому каждому руководителю нужно понять, что это – знание делопроизводства.

Понятие делопроизводства

Делопроизводство предусматривает организацию документооборота, документирования, использования и хранения документации.

От правильной организации документооборота зависит деятельность хозяйствующего субъекта и госучреждения. Координацией делопроизводства занимается Федеральное архивное агентство. Оно разрабатывает и внедряет методику документооборота. За создание бланков документации ответственно Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Центр профессионального развития — Профи Карьера (ЦАО)

Адрес: Крестьянская Застава, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1 Сайт: https://seminarna.ru Телефон: Стоимость: от 8 900р. за курс

Центр профессионального развития «Профи-Карьера» предлагает курсы делопроизводства и документооборота, документационного обеспечения управления в Москве. Центр обладает образовательной лицензией, что позволяет слушателям получать удостоверение о повышении квалификации. Обучение делопроизводству ведут квалифицированные преподаватели-практики с многолетним стажем в области документоведения. Среди делопроизводителей, уже прошедших обучение в «ПРОФИ-КАРЬЕРА», представители компаний Ростелеком, Nordwind airlines, Роcнефть, РЖД, МГТС и др.

• Возможен корпоративный формат обучения
• Возможен дистанционный формат обучения

Законодательная база

На мой взгляд, важнейшими законодательными актами, определяющими нормативно-правовое обеспечение делопроизводства, являются:

• Конституция РФ;
• ФЗ РФ №125 от 22.10.2004г.;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• ГОСТ 6.10.5-87;
• Приказ Минкультуры от 31.03.2015г. №526;
• Приказ Минкультуры от 25.08.2010г. №558;
• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1.

Это минимум, который потребуется изучить сотрудникам для правильной организации делопроизводства. Существуют также иные нормативы, определяющие работу различных структур делопроизводства.

Открытое образование (ЦАО)

Адрес: м. Октябрьская, Ленинский проспект, д. 2А Сайт: https://openedu.ru Телефон: не указан Стоимость: не указана

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать тем (16 лекц.), объединенных в три раздела (модуля):

• Документирование
• Документооборот
• Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать полученные слушателями знания и умения.

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

Если студент успешно сдает экзамены, ему будет предоставлено документальное подтверждение результатов обучения — сертификат.

Для чего необходимо

Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.

Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:

• организация документооборота, обеспечивающая контроль доведения материалов до исполнителя и сроки окончания выполнения поручений;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренней документации;
• организация архивации, позволяющая систематизировать документацию и формировать из нее дела;
• ведение номенклатуры дел;
• формирование кодировки на основе заголовка дела для систематизации и определения сроков хранения.

Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.

Консалтинговый центр (ЦАО)

Адрес: м. Красные Ворота, ул. Мясницкая, д. 47 Сайт: https://www.concentr.ru Телефон: Стоимость: 14 170р. за курс

Повышение квалификации руководителей и специалистов служб документационного обеспечения и архивов.

Организация документооборота. (8 час.)

• Служба делопроизводства (СДОУ): состав, структура, функции. Локальные нормативные акты, регламентирующие работы СДОУ (положения, должностные инструкции работникам).
• Организация документооборота. Типовая технология. Электронный документооборот. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления.
• Особенности организации работы с обращениями граждан и документами, имеющими грифы ограничения доступа («для служебного пользования», «персональные данные», «коммерческая тайна»). Организация защиты конфиденциальной информации.

Весь курс: 48 часов По результатам обучения выдается удостоверение о повышении квалификации.

Основы делопроизводства

Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:

• прописывается каждый этап перемещения документации;
• перечень должностей, обладающих полномочиями на подпись официальной документации;
• образцы оформления документов, бланки, формуляры и прочее.

Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.

Внимание! Штамп необходим делопроизводителю для градации материалов. Юридической значимости он не имеет.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса (СВАО)

Адрес: м. Улица Академика Королева, ул. Кондратюка, д.3 Сайт: https://maspk.ru Телефон: 8-499-116-57-10 Стоимость: рассчитывается индивидуально

Курс переподготовки может длиться от 250 до 520 часов, в зависимости от уровня начального образования и личных пожеланий слушателя. Программа «Делопроизводство» реализуется в формате дистанционного обучения, каждый слушатель получает персональный доступ к порталу академии, где содержится весь перечень необходимых учебно-методических материалов: лекции, литература и многое другое. Также слушателям доступны электронные сервисы для самопроверки по пройденному курсу. Обучение проводится индивидуально, преступить к занятиям можно сразу после заключения договора, не дожидаясь набора группы. Успешно сдавшим итоговый экзамен слушателям выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца.

Организация документооборота

Документооборот в нашей компании организуется из этапов. Для эффективной работы хозяйствующего субъекта потребуется выполнение каждого из них:

1. Создание проекта.

2. 
   Процедура согласования.

3. Подписание руководством.
4. Далее проставляется дата и нумерация.
5. На следующем этапе документация регистрируется и направляется исполнителю.
6. Контроль над выполнением.
7. Затем материалы оформляются для хранения.
8. После истечения срока хранения они передаются в архив либо уничтожаются.

Что касается входящей корреспонденции, то здесь существует несколько особенностей документооборота. Бумаги поступают в компанию извне, регистрируются и передаются исполнителю. При необходимости формируется ответ. Далее материалы направляются в архив либо уничтожаются.

Учебный центр — Профакадемия (ЦАО)

Адрес: м. Электрозаводская, ул. Большая Почтовая, 36 Сайт: https://profacademia.ru Телефон: Стоимость: от 2 900р. за курс

Учебный предлагает курсы повышения квалификации по актуальным программам. Специалистам даже не нужно лично присутствовать на занятиях. Обучение может проводиться дистанционно с помощью средств связи и коммуникации, что позволяет совмещать работу и учебу.

Команда профессионалов учебного центра обеспечивает повышение квалификации в сфере управления и менеджмента благодаря:

• системе обучающих материалов в электронном виде;
• комплексу практических советов и рекомендаций;
• базовым консультациям с практикующими специалистами;
• удобным графикам обучения и итогового тестирования.

Документ, который получают учащиеся по результатам курсов повышения квалификации, соответствует всем государственным требованиям и может быть представлен в компетентные органы.

Виды делопроизводства

Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):

• общее;
• специальное;
• секретное.

Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.

Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.

Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.

Столичный институт экономики (ЦАО)

Адрес: м. Белорусская, ул. Лесная, д. 39, каб. 303 Сайт: https://secr.edu-line.ru Телефон: Стоимость: от 9 530р. за курс

Курсы делопроизводства позволяют получить знания и навыки, необходимые для организации труда с максимальной эффективностью. Приходите! Вы не пожалеете о потраченном времени.

Курсы делопроизводства ведут опытные педагоги. Они знают все об учете документов, владеют навыками, необходимыми для устранения возникших в ходе работы затруднений. Преподаватели поделятся с вами своими знаниями. Они передадут вам востребованные в современном мире навыки. Кроме того, на занятиях педагоги помогут скорректировать вашу работу. Они устранят ошибки и дадут советы, пользоваться которыми вы будете очень долго.

На курсах делопроизводства созданы максимально комфортные условия. Благодаря им вы будете с легкостью выполнять все задания, отрабатывать навыки. У вас не возникнет никаких затруднений, так как ваше рабочее место будет дополнено всем необходимым.

Для курсов делопроизводства разработаны специальные программы. Они учитывают все изменения в законодательстве, действующие в настоящий момент правила оформления различной документации. Благодаря этому вы получаете актуальные знания, а не устаревшие.

Кадровое делопроизводство

Данный вид делопроизводства необходим каждой компании. Независимо от ее размеров, предполагает перемещение и хранение документации, связанной с трудовой деятельностью персонала. Обязательство по документообороту в данном случае возлагаются на сотрудников, работающих в отделах по подбору персонала. Они обязаны правильно организовать прием, обработку и хранение материалов, относящихся к кадровым.

Внимание! Часть из них относится к тайным, поэтому документооборот ведется с соблюдением секретности.

Организация кадрового делопроизводства на видео:

Учебный центр — Образование и Карьера (ЦАО)

Адрес: м. Курская, ул. Земляной Вал д. 7 Сайт: https://www.kursmsk.ru Телефон:, Стоимость: от 6 570р. за курс
Чему вы научитесь на курсе Делопроизводство на компьютере?

• Правилам оформления основных реквизитов, их расположения в документе.
• Оформлять в электронном виде распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы, контракты).
• Оформлять в электронном виде разновидности служебных и деловых писем.
• Вести на компьютере документооборот фирмы.
• Оформлять номенклатурные дела с использованием таблицы в программе Word.
• Оформлять акты уничтожения документов, срок хранения которых истек.

По окончанию обучения Вы получите престижное свидетельство, которое котируется при трудоустройстве на территории РФ.

Судебное делопроизводство

Такое делопроизводство отличается от прочих разновидностей, так как в распоряжении делопроизводителя находится специальный пакет документации и прочих свидетельств. Сотрудники должны обеспечить прозрачность документооборота и работы судебной системы, поэтому используются соответствующие принципы перемещения и хранения материалов. Но вместе с тем, требуется обеспечить сохранность персональных и секретных сведений.

Важно! Этапы документооборота строго регламентированы и за каждым из них осуществляется контроль.

Центр профессионального образования — ДИТАД (ЦАО)

Адрес: м. Серпуховская, 1-й Щипковский переулок, дом 1, 1 этаж Сайт: https://ditad.ru Телефон: +7 495 505-2985, +7 916 849-2571 Стоимость: от 33 000р. за курс

Центр профессионального образования ДИТАД — специализованный центр информационной поддержки и профессионального развития секретарей, референтов, помощников руководителей, специалистов секретариатов и канцелярий.

Ежемесячно организуются курсы делопроизводства, электронного документооборота, информационного обеспечения управления, архивного дела как в группах очного обучения в Москве, так и выездные занятия. Курсы Центра ДИТАД ориентированы на руководителей и специалистов служб, ответственных за работу с документами. По итогам обучения выдаётся престижный документ об образовании: диплом о профессиональной переподготовке или удостоверение о повышении квалификации.

Для зачисления на курсы делопроизводства необходимо:

1. Направить заявку на обучение с сайта или на электронный адрес в свободной форме;
2. Предоставить копию диплома о высшем и(или) среднем профессиональном образовании (даже если образование по другой специальности)
3. Получить комплект документов от организаторов.

Входящий поток документов

Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:

• регистрация и нумерация входящей корреспонденции в день поступления в компанию;
• отправка документации в соответствии с графиком документооборота исполнителю либо подразделению, отвечающему за решение поставленной задачи;
• далее сотрудники регистрируют документацию и принимают в работу;
• получение отчета об исполнении, отправке ответа, предпринятых действиях в соответствии с требованиями документа;
• отправка входящей документации в архив.

Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.

Столичный институ экономики и финансов (ЦАО)

Адрес: м. Таганская, Марксистская ул., д.3, стр. 1 Сайт: https://kursy-menedjerov Телефон:, Стоимость: от 6 570р. за курс

КУРСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПК

Курсы помогут вам ликвидировать компьютерную безграмотность за короткие сроки, при том что они научаться очень важным тонкостям работы с программами Word и Excel на уровне очень хорошего пользователя. Естественно, вы можете заставить каждого самостоятельно проходить все, что только усугубит положение, так как если изучать все самостоятельно- уйдут месяца, а тем более чтоб закрепить весь материал — и то больше времени.

Важны как никогда профессионализм и качество информации, с учетом этих требований вашими специалистами — преподавателями была разработана программа изучения основ делопроизводства, куда входит полное изучение программ Word и Excel, начиная от обычного стандартного форматирования и заканчивая сложными расчетными диаграммами и таблицами. По завершении курсов каждому выдается сертификат.

Исходящий поток

Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.

Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:

• сотрудник формирует проект, проверяет, дорабатывает его;
• в сроки, установленные правилами документооборота, проект согласовывается в подразделениях;
• на завершающем этапе документу присваивается номер исходящего, и он отправляется адресату.

Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.

Канцелярия РФ (ЦАО)

Адрес: м. Красные Ворота, Красноворотский проезд, дом 3, строение 1 Сайт: https://канцелярия.рф Телефон: Стоимость: от 11 000р. за курс

Обучение в центре проводится с уклоном в сторону практической работы. Большинство организаций в Москве страдают от отсутствия у специалистов практических навыков, что для делопроизводства часто является весьма критичным. Курсы ориентированы на начинающих, поэтому программа предусматривает напряженную работу с бланками различного рода документов уже в ходе обучения.

На занятиях слушателям выдаются готовые образцы бумаг, участвующих в документообороте. Все документы последовательно используются на курсах делопроизводства в рамках функционирования некоего абстрактного предприятия.

Программа курсов по делопроизводству соответствует современным требованиям, предъявляемым работодателями Москвы к квалификационным характеристикам Специалист кадровой службы, Секретарь референт, Архивист и включает:

• основные принципы делопроизводства, правила и традиции создания документов в различных областях деятельности;
• основы кадрового документооборота, хранение архивов и архивоведение;
• этикет, деловой протокол, психологию делового общения;
• использование офисной техники для создания документов различного назначения;
• традиции и правила делового общения в интернете.

Внутренний поток

В компаниях с большой численностью сотрудников организация внутреннего документооборота и делопроизводства требует много сил, так как это сложный участок. В связи с тем, что внутренняя документация соединяет в себе черты входящих и исходящих материалов, наладить процесс ее перемещения тяжело. Проект формируется сотрудником, далее проходит согласование и визирование у руководителей структурных подразделений. Затем материалы поступают руководству компании на подпись. После этого информация направляется работнику, ответственному за исполнение поручений, содержащихся в документации, либо всей src=»https://pravodeneg.net/wp-content/uploads/2021/02/documents.jpg» class=»aligncenter» width=»950″ height=»450″[/img]

Важно! Необходимо сформировать оптимальные методы передвижения документации от самого «низа» (от сотрудника, сформировавшего проект) до руководства и, далее, на исполнение работнику (подразделению). Также необходимо организовать контроль над исполнением распоряжения.

Следовательно, организация делопроизводства даже в маленькой компании потребует определенных навыков и затрат. Причем особенности документооборота определяются типом подразделения. К примеру, виды делопроизводства будут отличаться в общем отделе и в бухгалтерии.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Учебный центр при МГТУ им. Н.Э. Баумана (ЦАО)

Адрес:

• м. Бауманская, ул. Радио, д.24, корпус 1, 2-ой подъезд, 2-ой этаж
• м. Крестьянская Застава, ул. Воронцовская, д. 35Б, корп.2, 5-ый этаж
• м. Бауманская, ул. Бауманская, д. 6, стр. 2, бизнес-, 4-й этаж

Сайт: https://www.specialist.ru Телефон: Стоимость: от 11 000р. за курс
Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами – делопроизводство. Специалист по делопроизводству: секретарь, административный работник, архивариус — важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако востребованным специалистом вы станете лишь в том случае, если у вас есть для этой профессии необходимые знания и умения.

Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно-распорядительными, информационно-справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Все необходимые знания вы получите на этом курсе!

На занятиях вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования – от создания до списания в архив. Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять разные виды документов, вести деловую переписку, контролировать исполнение управленческих решений, организовывать документооборот компании и архивное хранение.

Центр профессионального обучения — Столица (САО)

Адрес: м. Сокол, Волоколамское шоссе, д. 2 Сайт: https://www.szao-kursy.ru Телефон:, Стоимость: от 6 380р. за курс

УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ПК»

1. Оформление бланков документов

Форматирование страниц, абзаца, шрифта. Оформление текста. Создание всех видов бланков и сохранение их в Автотексте. Форматирование служебного письма.

2. Оформление информационно-справочной документации

Выделение фрагментов текста. Перемещение фрагментов. Оформление и форматирование гарантийного письма. Оформление и форматирование Акта.

3. Оформление документов с помощью табулятора

Создание списков. Табуляция в тексте. Оформление документов с помощью табуляции. Печать конверта с адресами отправителя и получателя.

4. Оформление отдельных видов документов

Оформление визиток. Оформление титульного листа доклада. Построение таблиц в программе Word. Зачетное задание.

Работа в системе Excel Построение таблиц в программе Excel. Построение диаграмм. Вставка в текст документа Word ранее разработанной таблицы Excel.

Зачет (собеседование).