Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации. Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.
История
Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:
- Давать советы хозяину.
- Держать в секрете все, что ему известно.
Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .
Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.
Требования к первому российскому делопроизводителю:
- Дворянин из знатного рода.
- Мужчина.
Высокообразованный.- Способность давать советы по любому жизненному вопросу.
Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:
- Секретарь должен быть не один, а несколько.
- Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.
После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.
Кому подойдет
Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:
- Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
- Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
- Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
- Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
- Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.
Что делать, если опыта работы нет
Если отсутствует опыт, заинтересуйте рекрутера желанием работать и способностью выполнять поставленные задачи. Вспомните, чем занимались на предыдущем месте, какие навыки пригодятся для желаемой должности. Возможно, вам приходилось работать с поставщиками, оформлять заказы, у вас есть навыки общения с клиентами.
Для тех, кто только получил образование, в резюме на должность секретаря референта уместно написать о навыках, полученных во время учебы, о прохождении практики, теме дипломного проекта сделать акцент на организаторских способностях. Расскажите, в подготовке каких мероприятий принимали участие, приходилось ли выступать на конференциях. Опыт в качестве старосты группы, любые общественные нагрузки также могут пригодиться. Докажите работодателю, что вы активны, коммуникабельны, имеете организационный опыт, умеете планировать работу, готовы развиваться
– и ваша анкета не останется незамеченной.
Заработная плата
В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 — 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.
У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.
Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.
Требования к этой вакансии
- Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
- Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
- Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
- Среднее специальное образование или высшее.
- Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.
Как устроиться
Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.
- Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
- Сфера деятельности.
- Миссия компании.
- Цели организации.
2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?
3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.
Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос – ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.
- На интервью стоит вести себя уверенно.
- Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
- Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
- Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
- Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.
Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.
6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.
7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.
В чем должен разбираться корпоративный секретарь
Знаний, которые можно получить в высшем учебном заведении, для работы корпоративным секретарем недостаточно. Нужно обращаться к дополнительным источникам структурированной информации, например, к курсам повышения квалификации и профессиональным тренингам. Вот примеры того, в чем нужно разбираться:
- Новеллы корпоративного законодательства РФ. Особенности практики сопровождения корпоративных процедур и сделок. Особенности перехода к новой системе организационно-правовых форм юридических лиц, приведение наименований и уставов в соответствие с ГК РФ.
- Правовое сопровождение создания корпорации. Понимание, когда можно использовать типовые уставы, когда нужно разрабатывать дополнения. Особенности перехода АО из публичного в непубличное и наоборот.
- Категории имущества, которое можно использовать в качестве вклада в уставной капитал.
- Актуальные особенности регистрации эмиссии акций. Особенности реорганизация и ликвидации.
- Регулирование прав и обязанностей акционеров, нюансы использования корпоративных договоров и учредительных документов.
- Порядок признания недействительными решений органов управления общества, с учетом условий договора. Детали порядка разрешения сложных ситуаций в управлении обществом. Основания и порядок прекращения прав на акции и доли. Возможности исключения участника из ООО.
- Особенности и правоприменительная практика законодательства об акционерных обществах, нюансы применения постановлений Президиума ВАС РФ по крупным сделкам, в том числе постановление №28 об оспаривании крупных сделок.
- Правовое сопровождение совершения крупных сделок. Нюансы и последствия нарушений в таких сделках. Сделки с заинтересованностью, порядок их одобрения, последствия несоблюдения требований законодательства к такой сделке.
- Правовое обеспечение корпоративного управления, работы общего собрания. Порядок организации, порядок формирования повестки и выборного процесса, нюансы подготовки бюллетеней для голосования. Порядок предоставления акционерам информации к общему собранию.
- Особенности организации и обеспечение работы общего собрания, последствия отсутствия кворума, нюансы порядка голосования и удостоверения результатов, порядок оформления протоколов и хранения документов.
- Возможности оспаривания результатов голосования, результатов общего собрания. Проблемы оспаривания и удостоверения решений с точки зрения нормативных документов.
- Нюансы работы с советом директоров, обеспечение их правовой деятельности. Формирование совета директоров, проблемные вопросы.
- Факторы повышения эффективности работы совета директоров. Институт независимых директоров, правовые основы его регулирования.
От корпоративного юриста как от главного юриста общества требуют глубокого понимания корпоративного и трудового законодательства, их проблем. Специалист должен понимать, как решается проблема множественности директоров в обществе. Знать способы распределения полномочий, порядок заключения договоров, отражение множественности в ЕГРЮЛ.
Еще придется разобраться в порядке раскрытия информации, в оптимальных решениях по его реализации. Нужно понимать ключевые требования к раскрытию информации, последствия ошибок. Отслеживать новации в законодательстве о раскрытии информации о вознаграждении членов органов управления эмитента и сведений о структуре и компетенции органов контроля за его финансово-хозяйственной деятельностью.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы. Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
Пригодится глубокое знание лучших практик корпоративного управления, основных теорий, концепций и моделей управления, например, теории фирмы, агентской и менеджерской теорий.
Карьера
Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:
- Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
- Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
- Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.
Перспективы
Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.
Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.
Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия секретарь подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>
Плюсы и минусы профессии
Плюсы
- Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
- Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
- Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
- Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
- Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
- Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
- Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.
Минусы
- Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
- Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
- Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.
